Cultura / Supply Chain Forum

I vantaggi dei software Role-based in ambito Operations: tra user experience e miglioramento organizzativo

22.03.2013 Articolo, Veronica Peressotti

Sistemi informativi e ruoli aziendali

Un’organizzazione è fatta di persone, ciascuna delle quali ha un proprio ruolo e, all’interno dello stesso, le proprie attività da svolgere e i propri dati da consultare ogni giorno. In particolare nell’ambito della gestione delle operations sono presenti molteplici ruoli, a seconda della tipologia e dimensione dell’azienda in cui si opera: il direttore di stabilimento, il responsabile di reparto, il responsabile della programmazione della produzione, il responsabile della logistica, il responsabile acquisti, ecc. Ciascuno di questi ruoli richiede un accesso a differenti tipologie di dati e informazioni.

Spesso, però, il software di gestione della produzione presente in azienda, mette a disposizione del singolo utente un numero eccessivo di informazioni, molte delle quali non sono necessarie al proprio lavoro quotidiano. Oltre a questo, essendo tali informazioni tipicamente organizzate in moduli, è l’utente che deve passare da una voce di menù all’altra per reperire le informazioni di cui ha bisogno e, soprattutto, deve tenere a mente i moduli e le sezioni in cui queste informazioni sono contenute. Ciò si traduce da un lato, in una minore produttività per l’utente e, dall’altro,  in maggiori tempi e costi di formazione sull’utilizzo dell’applicativo. Come risposta a questa esigenza, nell’ambito dei sistemi informativi si sente ormai da qualche tempo parlare di sistemi “Role-based” un nuovo paradigma studiato in letteratura e applicato principalmente nell’ambito dei sistemi ERP, ma che ben si adatta anche alle applicazioni di Supply Chain Management, dai sistemi APS per la pianificazione e schedulazione della produzione ai software MES per la gestione e il monitoraggio dei processi in fabbrica.

Questo nuovo approccio introduce una vera e propria rivoluzione soprattutto in termini di user experience in quanto la logica di base, che sostituisce il precedente approccio modulare, implica che sia il sistema stesso a proporre all’utente le informazioni e le funzionalità del sistema di interesse per il suo specifico ruolo aziendale.

Il gap dei sistemi tradizionali

Come osserva Björn Johansson (2008)*, Professore associato di Informatica della Copenhagen Business School, il nuovo paradigma “Role-based”, nasce da un presunto scollamento tra le funzionalità proposte dai tradizionali sistemi ERP e quelle effettivamente necessarie all’organizzazione. Uno scollamento che, secondo lo stesso Johansson, deriva in parte dalla mancata volontà di adattare il sistema all’organizzazione a causa degli elevati costi di customizzazione e, dall’altro, da una errata o troppo poco approfondita analisi iniziale delle esigenze funzionali e organizzative in azienda. Il gap tra funzionalità offerte dai sistemi informativi e funzionalità richieste dagli operatori, secondo una ricerca di Soh, Kien e Tay-Yap** (2000), riguarda in particolare tre aspetti principali:

• i dati: incompatibilità in termini di formato dei dati o di relazione tra le diverse entità all’interno del modello
• i processi: gap funzionale con impatti in termini operativi (il sistema non supporta determinati processi aziendali o attività), in termini di accesso (determinati utenti non hanno accesso a funzioni di loro interesse) e in termini di controllo (possibilità di introdurre dei campi di controllo e validazione senza dover operare delle customizzazioni a codice)
• gli output: caso in cui il sistema non mette a disposizione le informazioni che interessano l'utente, in termini di contenuti e di forma.

Il paradigma Role-based

Proprio per rispondere a questa problematica, è stato sviluppato il paradigma Role-based: il sistema, pur mantenendo la visione dei processi aziendali e dell’organizzazione nel suo complesso, presenta in modo proattivo i dati e le informazioni a disposizione filtrandoli attraverso “gli occhi” di una persona con un specifico ruolo e specifiche responsabilità. La gestione per ruoli, quindi, offre un approccio innovativo all’utilizzo del software. Mentre in precedenza era l’utente a dover andare in cerca delle diverse applicazioni e delle informazioni di suo interesse scorrendo le diverse voci e sottovoci di menù, ora le informazioni necessarie all’utente per il suo ruolo e la sua attività, gli vengono presentate dal sistema stesso nella schermata di accesso al sistema.
L’approccio Role-based, studiato e applicato da qualche anno nell’ambito degli ERP estesi, ben si adatta anche al mondo delle Operations e del Supply Chain Management. Ciò è particolarmente vero per quelle soluzioni in cui vengono gestiti in maniera integrata tutti i processi della supply chain, dalla pianificazione della produzione al controllo in fabbrica, dalla gestione del ciclo attivo e del ciclo passivo, alla logistica e alla gestione dei magazzini e/o in cui vengono coinvolti più attori della filiera, in ottica di Supply Chain Collaboration.

Un sistema di Supply Chain Management con interfaccia Role-based rende infatti la gestione delle operations più agile e flessibile. Ciascun utente potrà svolgere le proprie attività in modo più semplice, rapido ed efficiente, avendo tutto sotto controllo e dovendo ricercare le informazioni sul sistema solo quando queste sono relative a operazioni diverse dalla propria normale attività. Non si tratta quindi di un semplice slogan pubblicitario,  né di un restyling grafico di applicazioni esistenti, ma di un vero e proprio nuovo paradigma che cambia il modo di lavorare in azienda, anche in ambito operations, con numerosi vantaggi in termini di efficienza operativa.

I vantaggi di un software Role-based

Tra i principali vantaggi di un sistema Role-Based, infatti, vi sono:

• Minori costi di formazione agli utenti: poiché il sistema riporta solo le informazioni e le applicazioni relative al ruolo aziendale del singolo utente, la formazione di ciascun utente sarà esclusivamente inerente ali processi aziendali di sua competenza, semplificando e riducendo i tempi e i costi di formazione.
• Maggiore sicurezza dei dati aziendali: ciascun utente ha accesso solo ai dati necessari allo svolgimento della propria attività, evitando così la diffusione in azienda di informazioni riservate
• Miglioramento delle performance operative: definendo per ciascun utente le attività di sua competenza, questi avrà maggiore evidenza dei propri obiettivi aziendali e sarà maggiormente portato a migliorare le proprie performance nel proprio ambito di intervento.
• Più efficace gestione aziendale: anche la Direzione e il Management aziendale potranno avere sotto controllo tutti gli indicatori di proprio interesse relativamente all’attività del proprio team, riducendo quindi i tempi di reperimento e analisi delle informazioni sul sistema.

*B. Johansson (2008), Why Focus on Roles when Developing Future ERP Systems?, Center for Applied ICT, Copenhagen Business School
** Soh C., Kien S., e Tay-Yap J. (2000) Cultural fits and misfits:Is ERP a universal solution?, Communication of the ACM 43

Veronica Peressotti

Marketing Manager

Tecnest